Kriisiviestintä

Mitä on kriisiviestintä?

Kriisi on äkillinen, usein odottamaton tapahtuma tai tilanne, joka uhkaa seuran toimintaa. Kriisi voi olla esimerkiksi tilanne, joka häiritsee seuran normaalia toimintaa, joka uhkaa vaikuttaa merkittävästi seuran maineeseen, jonka seuran jäsenet kokevat merkittävästi negatiivisena tai joka kiinnostaa mediaa tai viranomaistahoja negatiivisessa mielessä.

Kriisiviestinnällä vastataan kriisin synnyttämään informaatiotarpeeseen ja joiden avulla pyritään lieventämään tilanteen tai tapahtuman mahdollisia negatiivisia seuraamuksia.

Seuralla on kriisiviestinnän vastaava henkilö, joka johtaa viestintää kriisitilanteessa. Tämän lisäksi suuremmissa kriisitilanteissa voidaan koota erillinen kriisiryhmä hoitamaan mm. kriisiviestintää.

Kriisitilanteissa asianomaisilla, välillisesti tilanteeseen liittyvillä henkilöillä sekä medialla on tarve saada tietoa tapahtumasta paljon ja nopeasti. Kriisiviestinnän avulla vastataan syntyneeseen tiedontarpeeseen suunnitellusti ja tavoitteellisesti.

Kriisiviestinnän keskeisin tehtävä on lievittää kriisin kielteisiä seuraamuksia, joita voivat olla imagohaitat tai seuran toiminnalle suoraan aiheutuvia haittoja. Kriisiviestinnässä tärkeää on edesauttaa oikean tiedon leviämistä ja estää väärän tiedon kulkua. Avoimuus, rehellisyys, vastuunkanto ja nopeus ovat avainasemassa kriisistä viestittäessä.

Mitkä ovat mahdollisia uhkia toiminnalle?

Seurassa on monia erilaisia tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa uhkaa tai vaaratilanteen. Näitä voivat olla mm.

Fyysinen hyvinvointi ja turvallisuus
Vakava tapaturma:
loukkaantuminen, tautiepidemia,
väkivaltatilanne, menehtyminen
Henkinen hyvinvointi ja turvallisuus:
Kiusaaminen, rasismi, syrjintä, seksuaalinen häirintä
Onnettomuustilanteet:
Tulipalo treenihallilla tai tapahtumassa, liikenneonnettomuus kilpailu- tai leirimatkalla, vesivahinko, luonnonilmiö
Taloudellinen vahinko:
Iso tai jatkuva heikko taloudellinen tulos, väärinkäytös/ petos, varkaus, omaisuuden tuhoutuminen
Julkisuuskriisit:
Huhut, juorut, virheellinen uutisointi
Doping:
Dopingepäily, positiivinen testitulos
Seuratoiminnan sisäiset kriisit:
Vapaaehtoistoimijoiden riidat, irtisanominen, jäsenistön mielenilmaus
Ulkoisten tahojen kriisit:
Yhteistyökumppaneiden kriisit, lajiin liitettävät kriisit

Vastuut ja velvollisuudet kriisin sattuessa

Jokaisella seuran henkilöllä on vastuu toimia kriisin sattuessa parhaan osaamisensa mukaan. Kriisin aikaisten vastuiden huolellinen tiedottaminen ja niistä muistuttaminen riittävän usein on tarpeellista, jotta kriisitilanteissa osataan toimia oikein.

Toimintaohje kriisitilanteessa

1. Kutsu apua - anna EA
Toimihenkilön tulee kutsua apua ja antaa tarvittaessa ensiapua tai kutsua paikalle ensiaputaitoinen henkilö.

2. Tiedota hallitusta ja puheenjohtajaa

Ilmoita kriisistä mahdollisimman pian kriisiviestinnän vastaavalle ja pidä hänet ajan tasalla tapahtumista. Kriisiviestinnän vastaava on puheenjohtaja, varahenkilönä hallituksen jäsen ja kriisiryhmään kuuluvat tarvittaessa myös muut hallituksen jäsenet.

Yhteystiedot:

Susanna Numminen, forssanvoimistelijat@gmail.com, +358 40119057

Elina Niemi, fnv.harraste@gmail.com, +358 400805295

3. Paikallaolijoiden ohjeistus

Paikallaolijoita tulee ohjeistaa pidättäytymään lausunnoista. Vain kriisiviestinnän vastaava saa antaa virallisia lausuntoja, ohjaa median ja viranomaisten yhteydenotot hänelle, ellei kriisiviestinnän vastaava ohjeista toisin.

4. Tilanteen ja tahojen arvioiminen

Kriisiviestinnän vastaava arvioi tilanteen ja tiedottaa tilanteesta tarvittavia tahoja. Kriisiviestinnän vastaava selvittää mahdollisimman laajasti mitä, missä, milloin, kenelle ja miksi on tapahtunut. Kommunikoinnin on hyvä olla rauhallista ja sen tulee olla totuudenmukaista, virheelliset tiedot on korjattava välittömästi. Huhujen muodostumista vähentää, kun kaikesta tiedotettavasta viestitään nopealla aikataululla kuitenkin muistaen faktatiedot ja yksityisyyden suoja.

5. Kommentointi somessa

Sosiaalisessa mediassa asiaa kommentoidaan vain seuran virallisten kanavien kautta kriisiviestinnän vastaavan avustuksella.

6. Yhteys pelastusviranomaisiin

Tarvittaessa otetaan yhteyttä poliisiin. Tilanteesta riippuen muita tahoja, joihin tulee ottaa yhteyttä, ovat tiedotusvälineet, Suomen Voimisteluliitto, harjoituspaikan henkilökunta.

7. Yhteys omaisiin

Vakavassa tapaturma- tai onnettomuustilanteessa uhrin omaisiin on otettava aina yhteyttä. Alaikäisen omaisiin otetaan yhteyttä kaikissa tapaturmatilanteissa.

Toiminta kriisitilanteen jälkeen

Kriisitilanteen ollessa ohi

1. arvioidaan tilanteen vaikutus toimintaan
2. määritetään mahdolliset jatkotoimenpiteet
3. arvioidaan viestinnän onnistuminen tilanteessa
4. tiedotetaan tilanteen korjaamisesta tarvittavia ryhmiä, kuten seuran jäseniä, omaisia ja lajiliittoa

Kriisiviestintäohje